SIGEM : La gestion centralisée des affectations

Depuis le concours 2001, les candidats admissibles, puis admis, sont soumis à une procédure inspirée de celle que connaissaient depuis plusieurs années les candidats des classes préparatoires scientifiques. Elle permet de regrouper l’affectation des admis selon les choix des étudiants et places des écoles.
Un gain en temps, une certaine simplification (un seul interlocuteur au lieu du nombre de services concours auxquels on est admis) et un accroissement d’objectivité (les écoles ne peuvent plus intégrer plus d’étudiants qu’elles ne l’avaient annoncé) caractérisent ce qu’il faut appeler la gestion centralisée des affectations des candidats admis (et de ceux admis en listes d’attente).

La Grandes Écoles de Gestion reconnues par l’État et dont le diplôme est visé par le Ministère de l’Éducation sont concernées par ce système (tous les établissements de la BCE, ceux utilisant ses épreuves (“écoles associées”) et ceux de la banque Ecricome). Les établissements à concours autonomes ne sont donc pas concernés par cette procédure.

Cette “organisation SIGEM” (à l’origine pour Système d’Intégration aux Grandes Écoles de Management) est rigoureusement obligatoire et exclut toute forme d’inscription ou confirmation directe auprès de l’une des écoles concernées. Cela signifie donc qu’aucun candidat ne pourra s’y soustraire et feindre par exemple un oubli en se “réveillant” durant l’été.
SIGEM est en fait un serveur internet, à l’origine géré par une filiale internet de TF1, mais désormais par la DAC (Direction des Admissions et Concours de Jouy-en-Josas) qui se veut des plus conviviaux pour minimiser les risques d’erreurs ou d’incompréhension. Néanmoins, une “hot-line” téléphonique, dont le numéro est confirmé quelques jours avant les écrits, assiste tout de même les candidats un peu perdus (entre certaines dates seulement et sur une période courte, les vérifier).

Une fois tous les candidats affectés, les écoles reprennent toutes leurs prérogatives et adresseront à chacun des étudiants qui leur aura été attribué un dossier personnel d’entrée.

UNE PROCÉDURE CADRÉE

Mi juin, chaque candidat déclaré admissible à l’issue des épreuves écrites recevra de la Conférence des Grandes Écoles – organisme fédérateur des grandes écoles et organisateur de ce système, souvent méconnu des étudiants – les éléments
nécessaires pour suivre cette procédure.

Un acompte de 800 € à règler en ligne par carte bancaire est exigé pour entrer dans cette procédure. Il viendra ensuite en déduction des frais de scolarité de l’école qu’il intégrera.
Ce montant ne sera encaissé que si le candidat figure sur au moins une liste d’admission ou une liste complémentaire, donc au plus tôt quelques jours après l’annonce de ces résultats. Si l’étudiant ne dispose d’aucune admission, la transaction sera annulée. En revanche, si après avoir initialement formulé un choix d’affectation, un candidat y renonce finalement, aucun remboursement ne pourra intervenir.

L’affectation s’effectuera en fonction des choix prioritaires de l’étudiant confrontés à la limite des places disponibles. Fin juillet, toutes les affectations sont réalisées et publiées. Elles considérées comme définitives.

LE SITE SIGEM

A chaque connexion, l’étudiant devra disposer de son numéro SIGEM et de son mot de passe personnels qui lui seront évidemment demandés après leur avoir été transmis.

L’écran d’accueil proposera (sous réserve que l’ergonomie du site soit maintenue l’année prochaine) plusieurs rubriques dont trois correspondront aux étapes majeures de la procédure :

• les résultats de l’admission pour toutes les écoles avec le rappel des nombres
  de places disponibles ;
• le choix de l’affectation à transmettre dans un délais précis très court (2-3 jours) après lequel le serveur sera fermé empêchant toute forme de correction ;
• le résultat de l’affectation (définitive) ouvert à partir de fin juillet.

Deux périodes de vérification seront ouvertes sur le serveur : la première début juillet permettant de voir son inscription confirmée, la seconde quelques jours avant la phase finale d’affectations (mi-juillet).

Des instructions guideront les candidats dans les deux phases de saisie qu’ils auront à effectuer : le choix des écoles d’abord, puis la hiérarchie de leur choix.

Cas 1 : pour les écoles où le candidat est admis directement : il retient son inscription pour une ou aucune d’entre elles.
Cas 2 : pour les écoles où le candidat figure en liste complémentaire : il retient son inscription pour une, plusieurs ou aucune d’entre elles. A cette étape, ce choix s’effectue sans hiérarchie, c’est à dire qu’il ne s’agit pas encore de donner un ordre de préférence. Il peut faire figurer autant d’écoles qu’il le souhaite du moment qu’il figure sur leur liste d’attente.
Pour ces deux cas, il faut ensuite classer les établissements retenus par ordre de préférence d’affectation.
NB : la disponibilité “instantanée” des places impose que dans le cas – qui sera assurément fréquent – où un candidat retient à la fois une ou plusieurs écoles dans lesquelles il est admis directement (1er cas) mais aussi des écoles où il figure sur les listes d’attente (2e cas), ce candidat désigne, presque paradoxalement, celles où il est admis directement en dernières positions du classement. En effet, s’il les mentionnait en premières places, le système d’intégration l’affecterait à la première d’entre elles, clôturant le dossier de l’étudiant. Les établissements où il serait sur liste d’attente ne seraient ainsi même pas considérés.

EXEMPLES DE SITUATIONS POSSIBLES

Exemple 1

Cas d’un candidat admis directement dans l’école A qui est justement celle qu’il visait et qu’il choisit. Il est toutefois également admis directement dans les écoles B et C et figure en liste complémentaire dans les écoles D, E et F.
Saisie à effectuer sur le serveur :
• Choix des écoles où il est admis : école A.
• Choix des écoles de liste d’attente : néant.
• Ordre de préférence : école A.

Exemple 2

Cas d’un candidat admis directement dans les écoles A, B et C, en listes complémentaires dans les écoles D, E, F, G, H et I. Pas d’école absolument recherchée mais quelques préférences parmi ces établissements : dans les écoles où il est admis, il préfère l’école C à A et B. Parmi celles où il est en liste complémentaire, D, F, H et I le satisferaient plus que E et G, auxquelles il renonce d’emblée. De plus, elles lui plairaient même mieux que C à laquelle il est pourtant admis.
Saisie à effectuer sur le serveur :
• Choix des écoles où il est admis : école C.
• Choix des écoles de liste d’attente : D, F, H et I.
• Ordre de préférence : choix 1, 2, 3 et 4 = F, I, D, H (par exemple, ordre des écoles selon les préférences du candidat) puis choix 5 = C (figure en dernière position puisqu’elle a été préalablement retenue parmi les écoles dans lesquelles il est déjà admis).

Il serait dans ce cas, si possible, affecté à l’école F, sinon en I, sinon en D, sinon en H, sinon, et donc au pire, en C.

Exemple 3

Cas d’un candidat directement admis dans l’école F et en listes complémentaires dans les écoles A, H et I. Aucun de ces établissements ne lui convient et il opte pour un redoublement afin d’intégrer une école plus conforme à ses aspiration l’année suivante.
Pas d’inscription à effectuer. Attendre le remboursement de l’acompte.